📚 DOKUMENTATION

Was würde Max Mustermann sagen?

Komplette Anleitung für Ihren intelligenten KI-Meeting-Assistenten mit Kundenperspektive

🎯 Überblick

Was würde Max Mustermann sagen? ist Ihr intelligenter KI-Meeting-Assistent, der automatisch an Microsoft Teams, Zoom und Google Meet Meetings teilnimmt und in Echtzeit aus der Kundenperspektive antwortet.

✨ Kernfunktionen

  • Automatische Meeting-Teilnahme in Teams, Zoom & Google Meet
  • Echtzeit-Transkription mit Deepgram AI
  • Triggerwort-Aktivierung - Bot reagiert nur auf Ihr Codewort
  • KI-gestützte Antworten mit GPT-4o basierend auf Ihrer Wissensdatenbank
  • Voice Output mit Azure TTS & optionalem ElevenLabs Voice Cloning
  • KI-Firmenrecherche - Automatische Hintergrundanalyse von Unternehmen
  • Wissensdatenbank (RAG) - Hochladen von Dokumenten, PDFs, Präsentationen
  • Credit-System mit Token-basierter Abrechnung
  • Team-Kollaboration - Gemeinsam genutzte Wissensdatenbank

🏗️ Wie funktioniert es?

📅

1. Kalendererkennung

Das System prüft alle 10 Minuten Ihren Microsoft-Kalender und erkennt bevorstehende Meetings automatisch.

🤖

2. Automatischer Beitritt

Der Bot tritt pünktlich mit Ihrem Avatar bei und startet Deepgram für Echtzeit-Transkription.

👂

3. Triggerwort-Erkennung

Der Bot hört zu und aktiviert sich nur, wenn jemand Ihr individuelles Triggerwort sagt.

🧠

4. KI-Antwort

GPT-4o analysiert die Frage mit Ihrer Wissensdatenbank und generiert eine präzise Antwort aus Kundensicht.

🎙️

5. Voice Output

Azure Text-to-Speech wandelt die Antwort in natürliche Sprache um - optional mit Ihrer geklonten Stimme (ElevenLabs Voice Clone).

📊

6. Credit-Tracking

Jede Interaktion wird basierend auf Token-Verbrauch präzise abgerechnet und protokolliert.

🚀 Schnellstart

⚡ In 5 Minuten einsatzbereit

Folgen Sie diesen einfachen Schritten, um Ihren KI-Meeting-Assistenten einzurichten.

Schritt 1: Registrierung

  1. Besuchen Sie meetingagent.automatisierungshelfer.de/register
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort ein
  3. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Verifizierungslink
  4. Wählen Sie Ihren Tarif (Starter-Plan ist kostenlos mit 100 Credits/Monat)

Schritt 2: Microsoft Teams verbinden

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen
  2. Klicken Sie auf "Mit Microsoft verbinden"
  3. Autorisieren Sie den Zugriff auf Ihren Kalender (Lesezugriff)
  4. Der Bot kann jetzt automatisch Ihre Meetings erkennen

Schritt 3: Triggerwort festlegen

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Bot-Konfiguration
  2. Setzen Sie Ihr individuelles Triggerwort (z.B. "Max", "Kundenberater", "System")
  3. Der Bot reagiert nur, wenn jemand im Meeting dieses Wort sagt
  4. Empfehlung: Wählen Sie ein eindeutiges Wort, das nicht zu häufig vorkommt

Schritt 4: Wissensdatenbank befüllen

  1. Gehen Sie zu Firma & Kunden
  2. Laden Sie Produktdokumentationen, FAQ-Dateien, Präsentationen hoch
  3. Fügen Sie manuelle Notizen zu Ihren Firmendaten hinzu
  4. Optional: Nutzen Sie die KI-Firmenrecherche für automatische Hintergrundanalyse

Schritt 5: Avatar hochladen (Optional)

  1. Unter Einstellungen → Profil können Sie ein Profilbild hochladen
  2. Dieses Bild wird als Avatar im Meeting angezeigt
  3. Empfohlene Größe: 500x500px, Format: PNG oder JPG

⚠️ Wichtig

Für Zoom und Google Meet Meetings müssen Sie den Bot manuell über einen Meeting-Link einladen. Die automatische Kalendererkennung funktioniert derzeit nur für Microsoft Teams.

⚡ Funktionen im Detail

🤖 Intelligente Meeting-Teilnahme

Der Meeting-Assistent nutzt Puppeteer (Headless Chrome), um automatisch an Meetings teilzunehmen. Er verhält sich wie ein echter Teilnehmer mit eigenem Avatar und Namen.

  • Teams: Automatische Erkennung via Microsoft Calendar API + automatischer Beitritt
  • Zoom: Manueller Beitritt via Meeting-Link
  • Google Meet: Manueller Beitritt via Meeting-Link
  • Unsichtbarer Modus: Kamera und Mikrofon standardmäßig aus
  • Deepgram Transkription: Echtzeit-Audio-zu-Text mit hoher Genauigkeit

🎯 Triggerwort-System

Der Bot hört passiv zu und aktiviert sich nur, wenn jemand Ihr Triggerwort sagt. Dies verhindert ungewollte Reaktionen und spart Credits.

Ablauf nach Triggerwort-Erkennung:

  1. Triggerwort wird im Transkript erkannt (z.B. "Max")
  2. System wartet auf Sprechpause (3 Sekunden Stille)
  3. GPT-4o-mini prüft, ob die Frage vollständig ist
  4. GPT-4o generiert Antwort basierend auf Wissensdatenbank
  5. Azure Text-to-Speech wandelt Text in Sprache um (oder ElevenLabs bei Voice Clone)
  6. Bot spielt Audio-Antwort über virtuelles Mikrofon ab

📚 RAG-basierte Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank nutzt Retrieval Augmented Generation (RAG), um relevante Informationen aus Ihren hochgeladenen Dokumenten zu extrahieren und in die Antworten einzubeziehen.

  • Unterstützte Formate: PDF, DOCX, PPTX, TXT, CSV
  • Vektorsuche: Semantische Ähnlichkeitssuche mit Embeddings
  • Kontextfenster: Top 5 relevanteste Textabschnitte werden berücksichtigt
  • Metadaten: Source-Tracking für Quellenangaben in Antworten
  • Team-Sharing: Wissensdatenbank kann mit Team-Mitgliedern geteilt werden

🎤 Voice Output & Cloning

Der Bot nutzt standardmäßig Azure Text-to-Speech für natürliche Sprachausgabe. Optional können Sie mit ElevenLabs Voice Cloning eine täuschend echte Kopie Ihrer eigenen Stimme erstellen.

So erstellen Sie einen Voice Clone:

  1. Laden Sie 1-3 Minuten klare Audioaufnahmen Ihrer Stimme hoch
  2. ElevenLabs analysiert Tonlage, Akzent, Sprachmuster
  3. Voice-Modell wird in ca. 5-10 Minuten erstellt
  4. Aktivieren Sie den Clone in den Bot-Einstellungen

🔌 Integrationen

💼

Microsoft Teams

Vollautomatische Integration mit Kalendererkennung.

  • OAuth 2.0 Authentifizierung
  • Kalender-Lesezugriff
  • Automatischer Meeting-Beitritt
  • Live Captions Support
📹

Zoom

Manueller Beitritt via Meeting-Link.

  • Browser-basierter Beitritt
  • Deepgram Audio-Transkription
  • Virtuelles Mikrofon für Audio
  • Meeting-Link erforderlich
🎥

Google Meet

Manueller Beitritt via Meeting-Link.

  • Browser-basierter Beitritt
  • Deepgram Audio-Transkription
  • Virtuelles Mikrofon für Audio
  • Meeting-Link erforderlich

💡 Tipp: Meeting-Links für Zoom & Meet

Um den Bot zu Zoom oder Google Meet Meetings einzuladen, gehen Sie zu Dashboard → Meeting erstellen, fügen Sie den Meeting-Link ein und der Bot tritt zur geplanten Zeit automatisch bei.

🔍 KI-Firmenrecherche

Die KI-Firmenrecherche ist ein leistungsstarkes Feature, das automatisch umfassende Hintergrundinformationen über Unternehmen sammelt und analysiert. Perfekt zur Vorbereitung auf wichtige Kundenmeetings.

✨ Was wird recherchiert?

  • Firmenname, Branche, Rechtsform
  • Muttergesellschaft und Tochterunternehmen
  • Gründungsjahr, Hauptsitz, Standorte
  • Anzahl Mitarbeiter, CEO, Management
  • Produkte, Services & Marken
  • Hauptkonkurrenten & Marktposition
  • Kundenbewertungen (Positiv & Negativ)
  • Pain Points & Kundenbeschwerden

So starten Sie eine Recherche:

  1. Navigieren Sie zu Firma & Kunden
  2. Geben Sie den Firmennamen ein (z.B. "Siemens AG")
  3. Optional: Geben Sie die Website des Unternehmens an für genauere Ergebnisse
  4. Klicken Sie auf "Recherche starten"
  5. Die Recherche läuft im Hintergrund (5-10 Minuten)
  6. Sie erhalten eine E-Mail, sobald die Recherche abgeschlossen ist
  7. Prüfen Sie die Ergebnisse und klicken Sie auf "Ergebnisse übernehmen"

🤖 So funktioniert die KI-Recherche:

  1. GPT-4o durchsucht das Web nach relevanten Informationen
  2. KI extrahiert strukturierte Daten (Name, Branche, Produkte, etc.)
  3. Kundenfeedback wird analysiert und kategorisiert
  4. Alle Ergebnisse werden in Ihrer Wissensdatenbank gespeichert
  5. Sie können die Daten manuell bearbeiten und ergänzen

💰 Credit-Verbrauch

Die Firmenrecherche verbraucht Credits basierend auf dem tatsächlichen Token-Verbrauch. Eine typische Recherche kostet ca. 5-15 Credits, abhängig von der Komplexität und der Anzahl der gefundenen Informationen.

📚 Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank ist das Herzstück Ihres Meeting-Assistenten. Hier speichern Sie alle relevanten Informationen, die der Bot in Meetings nutzen soll.

📁 Dokumente hochladen

Unterstützte Dateiformate:

  • PDF: Produktbroschüren, Handbücher, Verträge
  • DOCX: Word-Dokumente, Berichte
  • PPTX: PowerPoint-Präsentationen
  • TXT: Textdateien, Notizen
  • CSV: Tabellen, Daten, Preislisten

✍️ Manuelle Einträge

Unter Firma & Kunden können Sie auch manuell Informationen eingeben:

  • Firmeninformationen: Name, Branche, Produkte, Philosophie
  • Kundeninformationen: Zielgruppe, Pain Points, Feedback
  • FAQs: Häufig gestellte Fragen und Antworten
  • Gesprächsleitfaden: Wichtige Talking Points

🧠 Wie RAG funktioniert:

Wenn der Bot eine Frage erhält, durchsucht er nicht nur Ihre Wissensdatenbank, sondern findet die relevantesten Textabschnitte:

  1. Frage wird in einen Vektor (Embedding) umgewandelt
  2. Semantische Suche findet die 5 ähnlichsten Textabschnitte
  3. Diese Abschnitte werden als Kontext an GPT-4o übergeben
  4. GPT-4o formuliert eine präzise Antwort basierend auf diesem Kontext

💡 Best Practice

Strukturieren Sie Ihre Dokumente klar und logisch. Verwenden Sie Überschriften, Bullet Points und kurze Absätze. Je klarer die Struktur, desto präziser die Antworten des Bots.

🎙️ Voice Output & Cloning

Der Bot verwendet standardmäßig Azure Text-to-Speech für hochwertige, natürliche Sprachausgabe in verschiedenen Stimmen und Sprachen.

Optional können Sie mit ElevenLabs Voice Cloning eine täuschend echte Kopie Ihrer eigenen Stimme erstellen. Dies schafft eine persönlichere und authentischere Meeting-Erfahrung.

🎤 Voice Clone erstellen

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Voice Clone
  2. Laden Sie 1-3 Audioaufnahmen Ihrer Stimme hoch (jeweils 30-60 Sekunden)
  3. ElevenLabs analysiert Ihre Stimme (Dauer: ca. 5-10 Minuten)
  4. Nach erfolgreicher Erstellung können Sie Ihren Clone testen
  5. Aktivieren Sie den Clone für Meeting-Antworten

📋 Anforderungen an die Audioaufnahmen:

  • Qualität: Klare Aufnahme ohne Hintergrundgeräusche
  • Länge: Mindestens 30 Sekunden, maximal 3 Minuten pro Datei
  • Format: MP3, WAV oder M4A
  • Inhalt: Natürliches Sprechen in verschiedenen Satzstrukturen
  • Tonlage: Normale Gesprächslautstärke (nicht flüstern oder schreien)

⚙️ Voice-Einstellungen anpassen:

  • Stability: Kontrolle über Konsistenz der Stimme (0-100%)
  • Similarity Boost: Wie ähnlich die Stimme dem Original sein soll
  • Style Exaggeration: Stärke der emotionalen Expression
  • Speaker Boost: Klarheit und Präsenz der Stimme

💰 Credit-System

Das Credit-System basiert auf tatsächlichem Token-Verbrauch und bietet transparente, faire Abrechnung für alle KI-Funktionen.

💎 Credit-Berechnung

1 Credit = 0,01 EUR

Token-zu-Credit-Umrechnung basierend auf Azure OpenAI Pricing:

  • Input Tokens: 4.000 Tokens = 1 Credit
  • Output Tokens: 1.000 Tokens = 1 Credit

📊 Typischer Credit-Verbrauch

Meeting-Antwort

2-5 Credits

Pro Frage im Meeting mit RAG-Kontext

Firmenrecherche

5-15 Credits

Pro vollständige Unternehmensanalyse

Voice Output

0,5-1 Credit

Pro Text-to-Speech Konvertierung (Azure TTS oder ElevenLabs)

📧 E-Mail-Benachrichtigungen

Sie erhalten automatisch E-Mails bei folgenden Events:

  • Niedriger Credit-Stand: Wenn Ihr Guthaben ≤ 10 Credits beträgt
  • Credits aufgebraucht: Wenn Ihr Guthaben ≤ 0 ist
  • Recherche abgeschlossen: Nach Fertigstellung einer Firmenrecherche

💡 Credits nachkaufen

Wenn Ihre Credits aufgebraucht sind, können Sie unter Abo & Credits jederzeit Credit-Pakete nachkaufen oder Ihr Abo upgraden für mehr monatliche Credits.

👥 Team-Funktionen

Arbeiten Sie gemeinsam im Team und teilen Sie Wissensdatenbanken, Bot-Konfigurationen und Credits.

➕ Team-Mitglieder hinzufügen

  1. Navigieren Sie zu Team
  2. Klicken Sie auf "Mitglied einladen"
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Mitglieds ein
  4. Wählen Sie die Rolle: Admin, Member oder Viewer
  5. Das Mitglied erhält eine Einladungs-E-Mail

🔐 Rollen & Berechtigungen

👑 Admin

  • Voller Zugriff auf alle Funktionen
  • Team-Mitglieder verwalten
  • Abo & Credits verwalten
  • Bot-Konfiguration ändern

👤 Member

  • Wissensdatenbank bearbeiten
  • Meetings erstellen & verwalten
  • Firmenrecherche starten
  • Bot-Nutzung (verbraucht Team-Credits)

👁️ Viewer

  • Nur Lesezugriff
  • Wissensdatenbank ansehen
  • Meeting-Protokolle einsehen
  • Keine Bot-Nutzung

📊 Gemeinsame Credits

Alle Team-Mitglieder teilen sich den gemeinsamen Credit-Pool. Verbrauch wird transparent in den Nutzungsstatistiken angezeigt.

⭐ Best Practices

1. Wissensdatenbank strukturieren

  • Verwenden Sie klare Überschriften und Abschnitte in Dokumenten
  • Trennen Sie Produktinformationen, FAQs und Kundendaten in separate Dateien
  • Aktualisieren Sie regelmäßig veraltete Informationen
  • Nutzen Sie Bullet Points statt langer Fließtexte

2. Triggerwort richtig wählen

  • Wählen Sie ein eindeutiges Wort, das nicht zu oft vorkommt
  • Vermeiden Sie generische Wörter wie "Bot", "KI", "System"
  • Testen Sie das Triggerwort in Probeläufen
  • Informieren Sie Meeting-Teilnehmer über das Triggerwort

3. Credit-Verbrauch optimieren

  • Nutzen Sie die Firmenrecherche nur für wichtige Meetings
  • Optimieren Sie Ihre Wissensdatenbank (weniger = präziser)
  • Verwenden Sie kurze, prägnante Fragen im Meeting
  • Deaktivieren Sie den Bot in unwichtigen Meetings

4. Voice Output optimieren

  • Azure TTS bietet verschiedene Stimmen - wählen Sie eine passende für Ihre Marke
  • Für Voice Cloning: Nehmen Sie in ruhiger Umgebung auf (keine Hintergrundgeräusche)
  • Sprechen Sie natürlich und variieren Sie Satzstrukturen
  • Testen Sie verschiedene Stability-Einstellungen bei ElevenLabs
  • Aktualisieren Sie den Clone regelmäßig für bessere Qualität

🎯 Pro-Tipp

Führen Sie vor wichtigen Kundenmeetings eine Firmenrecherche durch und bereiten Sie die Wissensdatenbank mit spezifischen Produktinformationen vor. So antwortet der Bot präzise und beeindruckt Ihre Kunden mit detailliertem Wissen.

🔧 Fehlerbehebung

❌ Bot tritt nicht bei

Mögliche Ursachen:

  • Microsoft-Kalender Verbindung abgelaufen → Erneut verbinden in Einstellungen
  • Meeting ist nicht im verbundenen Kalender → Meeting manuell hinzufügen
  • Meeting-Link ungültig → Link überprüfen
  • Nicht genügend Credits → Credits nachkaufen

🔇 Bot reagiert nicht auf Triggerwort

Lösungsansätze:

  • Deepgram läuft? → Bot-Logs prüfen, ob Transkription aktiv ist
  • Triggerwort korrekt geschrieben? → Groß-/Kleinschreibung beachten
  • Sprechpause nach Triggerwort? → Mindestens 3 Sekunden warten
  • Mikrofon-Qualität → Klare Aussprache sicherstellen

🤖 Bot gibt irrelevante Antworten

Optimierungen:

  • Wissensdatenbank überarbeiten → Irrelevante Dokumente entfernen
  • Klarere Dokumentstruktur → Überschriften und Abschnitte nutzen
  • Spezifischere Fragen stellen → Kontext mitgeben
  • Bot-Persönlichkeit anpassen → In Einstellungen optimieren

🎙️ Voice Clone klingt unnatürlich

Verbesserungsschritte:

  • Neue Audioaufnahmen in ruhiger Umgebung → Bessere Qualität
  • Stability-Wert anpassen → Zwischen 30-70% testen
  • Similarity Boost erhöhen → Für authentischeren Klang
  • Mehrere Samples hochladen → Mindestens 3 verschiedene Aufnahmen

💬 Support kontaktieren

Problem nicht gelöst? Kontaktieren Sie unseren Support unter service@automatisierungshelfer.de oder besuchen Sie unser Hilfe-Center.

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